前回までの事務フロー図解説、ご理解いただけたでしょうか
不明なところは、問合せよりお問い合せください
今回は、事務フロー図の中でも紹介しましたので、重複する部分がありますが関係書類を紹介します
関係書類一覧は下記の通りです
（基本方針）
・ITCa001基本方針
（特定個人情報等取扱規程に出てくる書類）
・ITCa104別紙-1：特定個人情報等の運用状況記録票(中小企業用）
・ITCa104別紙-1：特定個人情報等の取扱状況・運用状況のチェックリスト
・ITCa104別紙-2：入退室管理簿 鍵貸出管理簿
・ITCa104別紙-3-1：個人番号の提供のお願い（従業員用）
・ITCa104別紙-3-2：個人番号の提供のお願い（支払調書用）
・ITCa104別紙-3-3：個人番号の提供のお願い（不動産の使用料用）
・ITCa104別紙-3-4：個人番号の提供のお願い（株主用）
（その他の参考書類）
・ITCa305特定個人情報委託契約書
・ITCa306マイナンバーに関するお願い（顧客宛）
・ITCa306マイナンバーに関するお願い（従業員宛）
・ITCa307利用目的通知書_V01.5
・ITCa308本人確認方法一覧表_V01.4_1026
・ITCa310就業規則対応v01.3
・ITCa311入社誓約書v01.4
・ITCa312退社誓約書V01.4
・ITCa313削除・廃棄証明書V01.4
・ITCa391特定個人情報等の運用状況記録票（中小企業用）_V01.4
一覧は、取扱規程に出てくる順となっていますが、わかりにくいので使う順に紹介します
※太字部分をさきに紹介します
まずは、必須の基本方針です
・ITCa001基本方針
ひな形では、利用目的を詳細に記載していますが、これでは変更があった場合、いつもなおさなくてはいけませんので、もっと大雑把な表現に変更しています
・個人番号取得の事前告知用の書類です
裏面又は２枚目に通知カード、個人番号カードの様式を載せました
・マイナンバーを取得する時の書類です
ひな形文書では、利用事務一覧を細かく記載していますが、基本方針と同様、大雑把な表現に変更しました
説明文です
・個人番号一覧表で提出してもらいます
・外部の方用のへ支払調書作成のための個人番号取得の書類です
他に、不動産使用料用、株主用があります
外部の方からの個人番号記載書類は、個人番号カード、通知カード、個人番号が記載された住民票の写しとなります
・特定個人情報等の取扱状況・運用状況の記録票
見出しが“別紙-1 ：特定個人情報等の取扱状況・運用状況のチェックリスト”になっていますが、特定個人情報の取扱い事務処理をおこなった時に記録しておく書類です
何かあった場合はこの記録を調べてもらうことになると思いますのでしっかり記録しておきましょう
紙ベースでなく、パソコンに表形式で記録しておけるExcel表のサンプルも公開していますが、あまり件数も多くないため今回は紙ベースを使用しました
※Excel表のサンプルです
ここまでが取扱規程に出てくる関係書類です
長くなりましたのでその他の関係書類の紹介は次にします