今回は、法定調書・申請書・届出書等の作成フロー図を解説します
４．各種法定調書や申請書・届出書等を作成
６．源泉徴収票等の本人への交付
８．法定保存期間経過した法定調書・申請書・届出書等の控え等の廃棄・削除
を解説します
４．各種法定調書や申請書・届出書等を作成
各種法定調書・申請書・届出作成で個人番号の記入が必要となった場合は
・役職員・扶養家族個人番号ファイルに綴じてある該当の方の
□本人・扶養家族個人番号一覧表から個人番号を参照します
※または、ＥＸＣＥＬ表に入力保存している表を参照します
この場合、事務処理は事務取扱担当者しかできませんので注意します
・役職員・扶養家族個人番号ファイルは鍵付の書庫に保管し鍵管理も行います
作成記入し終わった書類（法定調書・申請書・届出書等）は封緘し、関係機関へ提出します
この時、パソコンで書類作成する場合は、事務取扱担当者以外の方にみられるリスクを考え事務部門専用のプリンタを使用するとベストです
控えの書類は厳重に管理する必要があります
・特定個人情報書類保管ファイルに綴じこみ、鍵付保管庫に保管します
最後に個人番号を利用したことを運用状況の記録票で記録・保管しておきます
（※役職員の個人番号の取得フローのⒷと同様処理です）
□特定個人情報等の取扱状況・運用状況の記録票 に記載し
・取扱状況・運用状況ファイル（ボックスファイルなど）に綴じこんでおきます
内容には個人番号が記載されていないため厳重に保管する必要はないですが一応鍵付保管庫に保管しておきましょう
※何か事故があった場合、状況を振り返って調べる必要があるときに使用します
※紙書類のファイルよりもＥＸＣＥＬ表に記載しておいた方が後で検索等便利ですのでできれば、ＥＸＣＥＬ表を使用しましょう
６．源泉徴収票等の本人への交付
本人へ交付する源泉徴収票等には、“個人番号が記載されていないもの”となっていますので注意が必要です
個人番号が記載されていなことを確認、または、見えないくらいに黒く塗りつぶして交付します
８．法定保存期間経過した法定調書・申請書・届出書等の控え等の廃棄・削除
特定個人情報保管ファイルで鍵付保管庫に保管されている“個人番号が記載された控えの書類等”は、１年に一回まとめて整理して、法定保存期間が経過したものはシュレッダー廃棄します
破棄後は、運用状況記録（Ｂ）の手順で破棄したことを記録します
