前回、ご紹介した事務フロー手順文書“別紙１：特定個人情報等に関する事務フロー”は、一般企業用ですので、ご紹介のフロー図とはかなり違っているところがありますがご了承ください
※中小規模事業者用の事務フロー手順文書は、取扱規程で規定していませんので特に作成していません
ご紹介している事務フロー図で代用します
それでは、後回しにした“個人番号の提供の要求、本人確認に応じない場合”から解説します
内閣官房の「よくある質問」の回答では
●社会保障や税の決められた書類にマイナンバーを記載することは、法令で定められた義務であることを周知し、提供を求めてください。それでも提供を受けられないときは、書類の提出先の機関の指示に従ってください
となっていますので、まず、義務であることを説明し提供を求めます
その過程は、
□特定個人情報等の取扱状況・運用状況の記録票
に記録し、取扱状況・運用状況ファイル綴じておきます
※又は、（ＥＸＣＥＬシート）特定個人情報等の運用状況記録に記録します
経過の記載は、⑤備考に、対応日付、対応、回答など記載します
例：
平成２８年３月２８日 源泉徴収票に記載して提出のため個人番号の提供は義務であることを説明し提供を求めたが、提供を拒否された
等
法定調書の提出などで個人番号を記載しないで提出する場合は、この経過記録が単なる義務違反でないことの証明となるようですのでしっかり記録、保存しておきましょう
長くなりそうですので、新入社員、出生者の取得など、次回に解説します