前回、取扱規程に関連して事務フロー図を紹介しましたが、今回は内容の解説をします
事務フロー図の元となる手順文書は、別紙１：特定個人情報等に関する事務フローです。フロー図と合わせてご覧ください
マイナンバー取り扱いの対象者毎に
第１ 役職員の特定個人情報等
第２ 報酬等の支払先（個人）の特定個人情報等
第３ 不動産の賃貸人（個人）の特定個人情報等
第４ 配当の支払先（個人）の特定個人情報等
の業務フローを作成しています
基本の流れ（フロー）は、“第１ 役職員の特定個人情報等”ですのでこのフローの解説をします
この業務フローは少し長いので
MNF110役職員の個人番号の取得フロー
MNF111法定調書・申請書・届出書等の作成フロー
に分けています
それではフロー解説を始めます
個人番号の取得では
□本人・扶養家族個人番号一覧表
□マイナンバー制度導入に伴う個人番号の提供のお願い
を、役職員に事前配布して提出を求めます
個人番号の提供の要求又は本人確認に応じない場合のフローは別途解説しますのでここでは飛ばします
役職員は受領後、
□本人・扶養家族個人番号一覧表
□番号確認書類及び身元確認書類
を、会社の事務取扱担当者に直接（持参）提出していただきます
※機密保護、本人確認のため封緘の郵送などの手段もありますが、大変ですので直接もってきてもらうことで、機密保持、本人確認を同時におこないます
本人確認に使用した□番号確認書類及び身元確認書類は、コピー保管する方法もありますが、管理の漏えい危険性と管理の手間を考慮して返却します
※社員ですので、確認書類のコピーは必要ないと考えています
次に、個人番号情報を保管して運用情報を記録します
□本人・扶養家族個人番号一覧表
を、保管用のファイル（ボックスファイルなど）に閉じておくだけです（※簡単でしょう！）
“役職員・扶養家族個人番号ファイル”として、鍵付書庫に保管しておきます
※個人番号を使用する場合は、このファイルを参照して書類作成などします
※紙書類をファイル保管するのではなく、ＥＸＣＥＬ表に記載して保管しておく方法もあります。この場合は、原本を破棄しましょう
少し長くなりましたがもう少しですので続けて“運用状況記録”を解説します
□特定個人情報等の取扱状況・運用状況の記録票 に記載し
“取扱状況・運用状況ファイル”（ボックスファイルなど）に綴じこんでおきます
内容には個人番号が記載されていないため厳重に保管する必要はないですが一応鍵付保管庫に保管しておきましょう
※何か事故があった場合、状況を振り返って調べる必要があるときに使用します
※紙書類のファイルよりもＥＸＣＥＬ表に記載しておいた方が後で検索等便利ですのでできれば、ＥＸＣＥＬ表を使用しましょう
※見出しが“別紙-1 ：特定個人情報等の取扱状況・運用状況のチェックリスト”になっていますが“特定個人情報等の取扱状況・運用状況の記録票”のことです