前回、取扱規程２の適用事例紹介で少し違っていたところがありましたので 補足します
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適用企業
--------------------------------- バイト２名を含む家族経営企業 従業員：5名 （社長を含む） ギフト関連販売業務 マイナンバーの取り扱いとしては、従業員関連のみ 社会保険事務、経理事務を社会保険労務士、税理士に委託 -------------------------------------------------------- ※できるだけ、余計な費用をかけないで対応する方法で適用した |
今回の適用事例は公開しているものより古いバージョンをもとに適用していましたので、
第９条 取扱状況・運用状況の記録
の部分で公開している部分と違っているところがありました
適用事例では
別紙１の特定個人情報等の取扱状況・運用状況のチェックリスト
としていますが、公開版では
別紙１－１の特定個人情報等の取扱状況・運用状況の記録票
としています
公開している取扱規程の第９条
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第９条 取扱状況・運用状況の記録 （安全管理措置ガイドライン 2-C-b、c）
事務取扱担当者は、以下の特定個人情報等の取扱い状況を別紙１の特定個人情報等の運用状況記録票（中小企業用）に基づき確認、記録し、記録データを保存するものとする。 ① 処理日 ② 従業員Ｎｏ、氏名 ③ 処理種別（取得、入力、利用、廃棄） ④ 事務取扱担当者 ⑤ 処理内容/利用・出力状況 ・特定個人情報等の入手 ・源泉徴収票・支払調書等の法定調書の作成 ・源泉徴収票・支払調書等の法定調書の税務署等の行政機関等への提出 ・特定個人情報の廃棄 ・提供を求めた経緯等
（又は） 事務取扱担当者は、以下の特定個人情報等の取扱い状況を別紙１-１の特定個人情報等の取扱状況・運用状況の記録票に基づき確認し、記入済みの記録票を保存するものとする。 ① 特定個人情報等の入手日 ② 源泉徴収票・支払調書等の法定調書の作成日 ③ 源泉徴収票・支払調書等の法定調書の税務署等の行政機関等への提出日 ④ 特定個人情報等の廃棄日 ---------------------------------------------------------------------------------------------------------- |
また、公開版ではEXCELL表のデータに記録するか、紙伝票（記録票）を使うか選択できるようにしていますが、パソコンでの管理があまり慣れていないので、今回の事例では紙伝票を起票してファイルに綴っておく形式を採用しました
事務処理用のパソコンは使用してますので、本来は、EXCELL表を使用して管理した方が便利です。落ち着いたらパソコン管理に移行をすすめます
使用するEXCELL表は
ITCa104別紙-1：特定個人情報等の運用状況記録票(中小企業用）
です
このファイルには、個人番号は記録されていない（記録しない）ため通常の管理で構わないですが慎重を期して特定個人情報用に管理されたパソコンを使用します
次回は、事務フローの紹介とマイナンバー収集様式を紹介します